О нас
info@basis-it.ru
Москва (495) 215-08-59
С-Петербург 448-68-59
Екатеринбург 288-74-15
Самара 300-42-59
Воронеж 211-05-59
Краснодар 201-86-59
Нижний Новгород 266-04-59
Аутсорсинг информационных технологий (IT-аутсорсинг) представляет собой передачу стороннему исполнителю (аутсорсеру) полностью или частично функций по обслуживанию информационных потребностей компании (получение, обработка, хранение, передача информации; услуги в сфере телекоммуникации, в том числе телефония, мобильные сервисы, обеспечение доступа в Интернет; поддержка технических и программных средств; разработка и интеграция приложений и др.) на основе долгосрочного контракта.
В условиях рыночной экономики все большее количество российских компаний, в связи с усиленной конкуренцией, повышенной нестабильностью и неопределенностью внешней среды, в целях обеспечения жизнеспособности, вынуждены сталкиваться перед непростым выбором использования IT-аутсорсинга. Помимо этого, другими причинами обращения к IT-аутсорсингу могут быть жесткие ограничения на срок внедрения решения, отсутствие соответствующих навыков у штатных специалистов и нецелесообразность получения этих навыков в силу «одноразовости» проекта и ограничения на штат или фонд заработной платы.
Перспективы использования услуг IT-аутсорсинга зависят от их стоимости и доступности (включая как физическую возможность использования, например, сетевых технологий в тех или иных регионах, так и законодательные возможности и ограничения).
Решение компании об использовании услуг IT-аутсорсинга может быть принято по следующим причинам:
Наибольший интерес для высшего менеджмента компании представляют услуги в сфере управления организации, а также аутсорсинг бизнес-процессов на основе передовых информационных технологий, так как именно этот тип услуг IT-аутсорсинга позволяет сделать шаг к формированию современной компании.
Преимуществ использования услуг в сфере IT-аутсорсинга (возможность концентрации на основном виде деятельности, профессиональные навыки и техническая оснащенность исполнителя, жесткая регламентация затрат и качества услуг и др.) зачастую недостаточно, чтобы принять однозначное решение о привлечении аутсорсинговой компании. Поэтому одним из основных критериев принятия решения об использовании IT-аутсорсинга для компаний, в большинстве случаев становится его экономическое обоснование.
Экономическое обоснование целесообразности использования IT-аутсорсинга по обслуживанию информационных потребностей компании необходимо производить в три этапа:
При расчете эффективности использования IT-аутсорсинга, сперва необходимо определить в каком объеме будут использоваться данные услуги, возможны два варианта:
Рассматривая необходимость использования IT-аутсорсинга, компания-заказчик должна оценить свои информационные потребности, а также ресурсы (внутренние возможности компании) для их удовлетворения. Речь идет о тех функциях, которые выполняет или должно выполнять IT-подразделение компании. Здесь можно говорить о технических возможностях организации, квалификации персонала, расширении функций в связи с реорганизацией, сокращении функций вследствие сокращения или реструктуризации компании, об отдельных видах работ (таких, как сбор и анализ внутренней и внешней информации), информационном сопровождении отдельных проектов и др.
Анализ бизнес-системы с выделением основных и вспомогательных бизнес-процессов для определения возможности и необходимости вынесения их на аутсорсинг не может обойтись без анализа добавленной стоимости. Проведенный на начальных этапах согласования аутсорсинг-проекта анализ добавленной стоимости позволит в дальнейшем избежать значительных проблем в отношениях с аутсорсером. Такой вид анализа позволит также исключить из структуры бизнес-процессов те этапы, которые могут привести к удорожанию услуги для компании, но с точки зрения конечного результата не являющиеся необходимыми. Этот же метод в ряде случаев позволяет обосновать выбор из возможных организаций наилучшего поставщика IT-услуг.
В аутсорсинг-проекте добавленная стоимость — это разница между валовым доходом, полученным от продажи продукции или услуг конечному потребителю, и суммой затрат на приобретение услуг IT-аутсорсинга. Таким образом, добавленная стоимость включает полную стоимость всех усилий компании на изготовление продукции, а также всю прибыль, полученную от этих усилий. Она учитывает все ресурсы, которые компания вкладывает в конечный продукт, и оценку этих усилий с точки зрения рынка. Добавленная стоимость является количественным выражением производительности, и ее увеличение в результате реализации аутсорсинг-проекта свидетельствует о реальных количественных выгодах, связанных с сотрудничеством бизнес-партнеров. Однако добавленная стоимость не может отражать влияния качественных критериев, выбранных в числе приоритетных: имиджа компании, возможностей обучения и др.
Для проведения анализа добавленной стоимости каждый этап бизнес-процесса должен быть внесен в одну из следующих категорий:
Этапы первой категории, которые добавляют реальную стоимость, непосредственно сказываются на окончательном результате бизнес-процесса и напрямую связаны с удовлетворением потребностей конечного потребителя.
Этапы, добавляющие организационную стоимость, нужны компании-заказчику, но не добавляют стоимости с точки зрения конечного потребителя. Это, например, сбор и хранение информации, которая используется отдельными подразделениями компании, подготовка отчетов. Определяя содержание аутсорсинг-проекта, важно выделить именно те этапы бизнес-процесса, которые действительно имеют смысл с точки зрения компании-заказчика, так как любые виды работ, оправданные с точки зрения аутсорсера, но не имеющие смысла с точки зрения клиента, приводят только к нерациональному расходу ресурсов и повышению стоимости услуги.
Наконец, в любом бизнес-процессе возможно существование этапов, приводящих к увеличению фактической стоимости услуги аутсорсинга, но не добавляющих никакой стоимости с точки зрения конечного потребителя и компании-заказчика. К ним относятся всевозможные дополнительные согласования и утверждения, исправление ошибок, переделки, сбор и хранение информации, которая не нужна заказчику, хранение материалов и оборудования, которые не используются для выполнения условий соглашения, и множество других работ, возникающих при недостаточно эффективном или недостаточно квалифицированном управлении проектом со стороны аутсорсера либо со стороны заказчика. Отдельные этапы бизнес-процессов, не добавляющие реальной или организационной стоимости, могут быть исключены при составлении контракта об аутсорсинге при определении уровня делегирования полномочий либо при проектировании собственно бизнес-процесса, его входов и выходов, реструктуризации деятельности компании применительно к новым условиям функционирования.
Принимая решение о внедрении IT-аутсорсинга в практику деятельности компании, необходимо учитывать такой фактор, как успехи, уже достигнутые конкурентами с помощью этого инструмента, и, соответственно, стимулы к использованию IT-аутсорсинга или к отказу от него. Подобный практический опыт по принципам взаимодействия и способам организации работы компаний, занимающихся предоставлением услуг в сфере информационных технологий, на основании которых могут быть построены отношения аутсорсера и компании-потребителя этих услуг сведен в набор рекомендаций, получивших название библиотеки ITIL (IT Infrastructure Library). Библиотека ITIL появилась около 20 лет назад по заказу британского правительства. В настоящее время она издается британским правительственным агентством Office of Government Commerce и не является собственностью ни одной коммерческой компании.
Также стоит отметить, что IT-аутсорсинг требует перестройки мышления высшего менеджмента компании и выработки стратегии, направленной на создание эффективной структуры взаимовыгодных отношений со сторонними организациями.
Одним из этапов оценки экономической целесообразности использования IT-аутсорсинга является анализ рынка услуг в данной сфере. От развития конкуренции на рынке услуг IT-аутсорсинга зависит общее количество альтернативных вариантов, которые будут рассматриваться высшим менеджментом компании в процессе выбора сторонней организации по предоставлению услуг IT-аутсорсинга. Помимо этого подробный анализ позволит высшему менеджменту компании ответить на вопрос: «Сможет ли этот поставщик услуг по обслуживанию информационных потребностей компании предложить большую экономию средств, чем другие поставщики?».
Предварительное экономическое обоснование эффективности использования IT-аутсорсинга связано с оценкой экономии затрат, которую удастся реализовать за счет внедрения IT-аутсорсинга по сравнению с затратами на совершенствование собственного IT-подразделения.
На практике для оценки собственных затрат используется метод расчета затрат по процессам, в котором следует учитывать только те составляющие затрат, которые можно снизить в ходе IT-аутсорсинга:
Далее необходимо сравнить затраты на приобретение результатов выполнения этих функций сторонним исполнителем и затраты на выполнение данных функций собственными средствами.
Если соотношение затрат на собственное выполнение к затратам на приобретение >1, то в этом случае следует предпочесть использование IT-аутсорсинга. Если же <1, то совершенствование собственного IT-подразделения предпочтительнее, так как передача функций по обслуживанию информационных потребностей компании стороннему исполнителю не принесет выгод в виде сокращения затрат.
Затраты, связанные с совершенствованием собственного IT-подразделения или приобретением аутсорсинговых услуг, можно сопоставить также при помощи диаграммы, приведенной на рис. 1.
Рис. 1. Сопоставление стоимости услуг IT-аутсорсинга с затратами на собственное выполнение функций по обслуживанию информационных потребностей компании
Подводя итог, следует отметить, что эффективность использования услуг IT-аутсорсинга зависит не только от поставщика услуги, но и от ее потребителя. Наличие у компании грамотно продуманной и хорошо построенной инфраструктуры информационных технологий, хорошо поставленные процессы управления этими технологиями являются залогом того, что услуги IT-аутсорсинга будут предоставляться с максимальной эффективностью и с минимальными рисками для бизнеса.
Каждая компания проходит в своем развитии определенные этапы — от возникновения и выхода на рынок до глобализации. На каждом из этих этапов существует своя мотивация заключения аутсорсинговых договоров и экономическое обоснование целесообразности использования IT-аутсорсинга. Так, например, небольшой компании нерентабельна закупка высокопроизводительных технических средств и наем дорогостоящих квалифицированных специалистов, необходимых для функционирования бизнес-приложений, а вот крупной компании, возможно, будет интересна передача своих информационных технологий в руки высококвалифицированных специалистов, для сосредоточения на достижении бизнес-целей и реализации стратегических планов развития для накопления огромного опыта в данной сфере. Именно на этом принципе основывается IT-аутсорсинг (как, впрочем, и любого иного аутсорсинга).
Таким образом, использование IT-аутсорсинга сегодня — это объективное требование внешней среды, а во многих ситуациях — залог выживания компании.
Автор: Зубанов Артур Львович, Ведущий программист
факультета Открытого образования Финансовой Академии при правительстве РФ.